Phiên bản và ngày hiệu lực của tài liệu
Mỗi tài liệu pháp lý chính thức của Vietnam Office phải có thông tin giúp xác định rõ phiên bản nào đang được áp dụng và tại thời điểm nào.
- Version — Mã hoặc số phiên bản duy nhất của tài liệu, dùng để phân biệt các lần ban hành hoặc sửa đổi.
- Effective Date — Ngày tài liệu bắt đầu có hiệu lực và được áp dụng cho phạm vi được quy định.
- Last Updated — Ngày tài liệu được cập nhật hoặc sửa đổi gần nhất.
- Status — Trạng thái tài liệu có thể bao gồm CURRENT, SUPERSEDED, ARCHIVED hoặc trạng thái tương đương để xác định tài liệu hiện hành hay lịch sử.
Tài liệu đang có hiệu lực phải được nhận diện rõ là phiên bản hiện hành.
Khi một phiên bản mới có hiệu lực, phiên bản trước được chuyển sang trạng thái lịch sử phù hợp nhưng vẫn có thể được lưu để đối chiếu giao dịch trước đây.
Vietnam Office có thể sử dụng Document ID hoặc URL ổn định để hỗ trợ truy vết tài liệu qua các lần cập nhật.
Nguyên tắc Document Governance: một tài liệu → một Version rõ ràng → Effective Date rõ ràng → Last Updated rõ ràng → Status rõ ràng → lưu lịch sử khi có bản thay thế.